Anzahlungs­rechnung und Schlussrechnung für Hochzeits­dienstleister: Muster und Ablauf

Im Hochzeitsgeschäft wird fast nie am Tag der Leistung bezahlt. Eine Braut bestellt im Februar ihr Kleid und zahlt einen Teil sofort, den Rest bei der Abholung im Juli. Ein Paar reserviert im Herbst die Fotografin für den kommenden Sommer und überweist eine Anzahlung, damit das Datum gesichert ist. Die Stylistin rechnet den Probetermin im Frühjahr ab und nimmt gleichzeitig eine Anzahlung für den Hochzeitstag.

Zwischen der ersten Zahlung und der letzten Rechnung liegen oft Monate und manchmal ein Jahreswechsel. Damit am Ende für dich, die Kundin und das Finanzamt alles zusammenpasst, braucht es zwei saubere Dokumente, die Anzahlungsrechnung und die Schlussrechnung. Weiter unten stehen beide mit einem Rechenbeispiel, und die Vorlage dazu ist frei und ohne Anmeldung.

Was eine Anzahlungsrechnung ist

Eine Anzahlungsrechnung rechnet Geld ab, das du bekommst, bevor du die Leistung erbracht hast. Laut Umsatzsteuergesetz gelten die Regeln für Rechnungen sinngemäß, wenn du das Entgelt oder einen Teil davon für eine noch nicht ausgeführte Leistung vereinnahmst.¹ Du darfst und solltest also auch über die Anzahlung eine Rechnung schreiben, mit allen Pflichtangaben.

Aus der Rechnung muss hervorgehen, dass eine Anzahlung abgerechnet wird, zum Beispiel durch die Angabe, wann die Leistung voraussichtlich erbracht wird.² Für eine Hochzeitsreportage ist das der Hochzeitstag, für ein Brautkleid der geplante Abholtermin. Als Zeitpunkt darf auch der Kalendermonat genannt werden.³

Das ist keine Rechtsberatung.

Anzahlung, Abschlag, Vorauszahlung

Nach dem „Unterschied zwischen Anzahlungsrechnung und Abschlagsrechnung“ wird häufig gesucht, und für die Umsatzsteuer ist die Antwort kurz. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass nennt Anzahlungen, Abschlagszahlungen und Vorauszahlungen in einem Atemzug als Zahlungen vor Ausführung der Leistung.² Eine Abgrenzung mit unterschiedlichen Folgen haben wir in den Quellen der Finanzverwaltung nicht gefunden. Nenn das Dokument so, wie es deine Kundin versteht; im Hochzeitsgeschäft ist „Anzahlung“ das gängige Wort.

Das ist keine Rechtsberatung.

Pflichtangaben auf der Anzahlungsrechnung

Es gelten die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG⁴: Name und Anschrift von dir und der Kundin, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine einmalig vergebene Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bei der Anzahlung tritt an die Stelle des vollen Entgelts der Anzahlungsbetrag, und die Umsatzsteuer wird auf diesen Betrag ausgewiesen.²

Beim Datum gehört auf die Anzahlungsrechnung statt des Leistungszeitpunkts der Zeitpunkt, zu dem du das Geld bekommen hast, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt.⁴ Schreibst du die Rechnung, bevor das Geld da ist, was der Normalfall ist, nennst du den voraussichtlichen Leistungszeitpunkt.

Das ist keine Rechtsberatung.

Wann die Umsatzsteuer entsteht

Hier liegt eine Falle für die Voranmeldung. Die Steuer auf eine Anzahlung entsteht nicht, wenn die Hochzeit stattfindet, und auch nicht, wenn du die Rechnung schreibst, sondern mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Anzahlung vereinnahmt hast.⁵ Eine Anzahlung, die im November auf deinem Konto eingeht, gehört also in die Voranmeldung für November (oder für das vierte Quartal), auch wenn die Hochzeit im Juni ist. Voraussetzung ist, dass die Leistung zu diesem Zeitpunkt genau bestimmt ist, also Datum und Umfang feststehen.⁶

Als Kleinunternehmer stellt sich die Frage nach dem Zeitpunkt der Steuer nicht, denn du weist keine Umsatzsteuer aus, auch nicht auf der Anzahlungsrechnung. Für die Kleinunternehmer-Grenze zählt die Anzahlung aber im Jahr, in dem sie eingeht. Mehr dazu steht im Ratgeber zur Kleinunternehmer-Grenze. Stattdessen schreibst du den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer darauf. Wie dieser Hinweis seit 2025 aussehen muss, steht im Ratgeber zur Rechnung für Fotografen.

Das ist keine Rechtsberatung.

Die Schlussrechnung: Abzug richtig darstellen

Nach der Leistung schreibst du die Schlussrechnung über den vollen Betrag. Darin ziehst du die vorher vereinnahmten Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer wieder ab, wenn du über die Anzahlungen Rechnungen ausgestellt hast.¹ Tust du das nicht, steht die Umsatzsteuer auf der Anzahlung zweimal auf Rechnungen, und du schuldest sie unter Umständen auch zweimal.⁷

Das ist keine Rechtsberatung.

Rechenbeispiel mit Umsatzsteuer

Atelier Lumen, eine ausgedachte Hochzeitsfotografin, berechnet für eine Reportage 2 380 Euro einschließlich 19 Prozent Umsatzsteuer. Bei der Buchung im Oktober nimmt sie eine Anzahlung von 595 Euro, den Rest nach der Hochzeit im August.

Anzahlungsrechnung (Oktober)

Schlussrechnung (August)

Auf der Schlussrechnung steht also die volle Leistung mit voller Steuer, und davon geht die Anzahlung mit ihrer Steuer ab. Nummer und Zahlungsdatum der Anzahlungsrechnung machen den Abzug nachvollziehbar.

Rechenbeispiel als Kleinunternehmer

Kostet dieselbe Reportage 2 000 Euro ohne Umsatzsteuer, lautet die Anzahlungsrechnung über 500 Euro mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Die Schlussrechnung nennt 2 000 Euro, zieht die Anzahlung von 500 Euro mit Rechnungsnummer ab und fordert 1 500 Euro an, wieder mit dem Hinweis.

Wie es in den drei Bereichen aussieht

In der Brautmode ist die Leistung eine Lieferung, nämlich das Kleid. Die Anzahlung kommt bei der Bestellung, die Schlussrechnung bei der Übergabe. Änderungen am Kleid kannst du in dieselbe Schlussrechnung nehmen oder getrennt abrechnen; die Anzahlung ziehst du aber in jedem Fall genau einmal ab.

Im Brautstyling sind es oft zwei Leistungen. Der Probetermin ist eine eigene, abgeschlossene Leistung und bekommt eine eigene Rechnung. Die Anzahlung für den Hochzeitstag ist davon getrennt und wird erst in der Schlussrechnung für den Hochzeitstag abgezogen. Vermischst du beides auf einer Rechnung, wird der Abzug später unübersichtlich.

Und in der Fotografie kommen oft Nachbestellungen dazu, etwa ein Album, Abzüge oder zusätzliche Bilder. Das sind neue Leistungen mit eigener Rechnung. Die Anzahlung für die Reportage gehört nur in die Schlussrechnung der Reportage.

Wie hoch die Anzahlung sein sollte

Eine feste Quote schreibt das Gesetz nicht vor, und eine branchenübliche Zahl, die sich belegen ließe, haben wir nicht gefunden. Rechne deshalb lieber selbst, was dich eine Absage kostet, die drei Monate vor der Hochzeit kommt. Dazu können ein Samstag in der Hochsaison gehören, den du vielleicht nicht mehr vergibst, eine bezahlte Zweitfotografin oder ein bestelltes Kleid, das du nicht zurückgeben kannst. In der Brautmode ist die Antwort oft einfach. Die Anzahlung sollte dort mindestens das abdecken, was du selbst beim Lieferanten bezahlst.

Ebenso wichtig wie die Höhe ist die Frist, denn eine Anzahlung, die „bei Gelegenheit“ kommt, sichert nichts. Wir würden ein Datum auf die Rechnung schreiben und freundlich erinnern, wenn es verstrichen ist.

Wenn abgesagt wird

Sagt die Kundin ab, entscheidet zuerst euer Vertrag, was mit der Anzahlung geschieht. Das Wort „Anzahlung“ allein regelt das nicht. Wie viel du bei einer Absage verlangen kannst und welche Grenzen für Stornopauschalen gelten, steht im Ratgeber zum Vertrag für Hochzeitsfotografen.

Wurde ein Entgelt gezahlt, die Leistung aber nicht ausgeführt, ist die Umsatzsteuer zu berichtigen.⁸ Zahlst du die Anzahlung zurück, holst du dir also die abgeführte Umsatzsteuer wieder. Behältst du einen Betrag ein, ist die umsatzsteuerliche Einordnung eine Frage für deine Steuerberatung.

Das ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fehler

Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung brutto ab, weist aber die Steuer auf den vollen Betrag aus, und damit stimmt die Steuer nicht. Bei der Anzahlungsrechnung fehlt eine eigene Rechnungsnummer, oder sie trägt dieselbe Nummer wie die Schlussrechnung. In der Voranmeldung steht die Anzahlung erst im Monat der Hochzeit statt im Monat des Zahlungseingangs. Und bei einer Absage wird die Anzahlung zurücküberwiesen, ohne die Rechnung zu korrigieren.