Rechnung schreiben als Hochzeits­fotograf: Pflichtangaben, Anzahlung, Kleinunternehmer

Eine Hochzeitsreportage erzeugt selten nur eine Rechnung. Bei der Buchung im Winter kommt die Anzahlung, nach der Hochzeit im Sommer der Rest, und wenn das Paar im Herbst noch ein Album bestellt, eine dritte Rechnung. Dazwischen liegen Monate, in denen du fotografierst, bearbeitest und lieferst, und in denen die Frage „Habe ich das eigentlich schon abgerechnet?“ immer lauter wird.

Leichter wird es, wenn die Pflichtangaben auf jeder dieser Rechnungen sitzen, Anzahlung und Schlussrechnung zusammenpassen und du weißt, was sich 2025 für Kleinunternehmer geändert hat. Die Vorlage dazu bekommst du frei und ohne Anmeldung als Word-Datei und PDF.

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Das Umsatzsteuergesetz legt fest, was eine Rechnung enthalten muss.¹ Für einen Hochzeitsfotografen mit Umsatzsteuer sind das:

Zwei weitere Angaben brauchst du als Fotograf kaum, nämlich den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers bei bestimmten Leistungen an Grundstücken und die Angabe „Gutschrift“, wenn der Kunde die Rechnung ausstellt.¹ Die Namen und Beträge in der Tabelle sind ausgedacht.

Das ist keine Rechtsberatung.

Die Leistungsbeschreibung

Nummer 5 verlangt „den Umfang und die Art der sonstigen Leistung“, und dafür ist „Fotografie“ allein zu dünn. Schreib auf, was das Paar gebucht hat, also die Reportage mit Stundenzahl, die Zweitfotografin, die Anzahl der Orte, Galerie und Album. Haben deine Pakete Namen, nennst du den Namen und dahinter den Inhalt, etwa „Paket Ganztag“ mit „Reportage 10 Stunden, Getting Ready bis Eröffnungstanz, Online-Galerie“. So versteht die Rechnung auch jemand, der dein Preisblatt nicht kennt, etwa dein Finanzamt.

Die Rechnungsnummer

Die Nummer muss fortlaufend sein und „mit einer oder mehreren Zahlenreihen“ einmalig vergeben werden.¹ Du darfst also mehrere Nummernkreise führen, etwa einen pro Jahr (2026-001, 2026-002 …), solange jede Nummer genau einmal vorkommt. Lücken durch stornierte Entwürfe solltest du erklären können; am einfachsten vergibst du die Nummer erst, wenn die Rechnung wirklich rausgeht.

Das ist keine Rechtsberatung.

Das Leistungsdatum

Für eine Reportage ist das der Hochzeitstag, für ein Album das Lieferdatum. Stimmt das Leistungsdatum mit dem Ausstellungsdatum überein, reicht ein Datum. Auf Hochzeitsrechnungen ist das fast nie der Fall, also gibst du beide Daten an. Bei einer Anzahlung tritt an die Stelle des Leistungsdatums der Zeitpunkt, zu dem du das Geld bekommen hast, sofern er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht.¹ Als Zeitpunkt der Leistung darf auch der Kalendermonat genannt werden.²

Das ist keine Rechtsberatung.

Steuersatz: 19 Prozent, auch für die Bilder

Die Umsatzsteuer beträgt regulär 19 Prozent.³ Für die Einräumung von Rechten nach dem Urheberrechtsgesetz sieht das Gesetz einen ermäßigten Satz vor.⁴ Daraus wird manchmal die Idee, auf der Hochzeitsrechnung eine Zeile „Nutzungsrechte“ mit 7 Prozent abzurechnen. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass sieht das anders, denn es kommt auf das wirtschaftliche Ergebnis an und nicht auf die Bezeichnung in der Rechnung. Übergibt der Fotograf nur die bestellten Bilddateien, etwa Familien- oder Gruppenaufnahmen, geht die Rechtsübertragung in der Lieferung auf.⁵ Für Hochzeitsbilder an ein Paar bedeutet das in aller Regel 19 Prozent auf den ganzen Betrag. Bei Aufträgen für Verlage oder Agenturen kann es anders aussehen; das klärst du mit deiner Steuerberatung.

Das ist keine Rechtsberatung.

Kleinunternehmer: was seit 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 bist du Kleinunternehmer, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100 000 Euro nicht überschreitet.⁶ Die zweite Grenze wirkt sofort, denn schon der Umsatz, mit dem du die 100 000 Euro überschreitest, ist nicht mehr steuerfrei.⁷ Für eine Fotografin, die im Herbst mehrere große Albumaufträge abrechnet, ist das kein theoretisches Problem.

Für die Rechnung gibt es seit 2025 eine eigene Vorschrift.⁸ Sie verlangt Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung und das Entgelt in einer Summe, dazu einen Hinweis darauf, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Das Bundesfinanzministerium lässt eine umgangssprachliche Angabe zu, wenn sie die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet, und nennt als Beispiel „steuerfreier Kleinunternehmer“.⁹ Ganz nah am Wortlaut der Vorschrift bleibt der Satz „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG).“

Zwei Details gehören noch dazu. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist für Kleinunternehmer nicht mehr Pflicht.¹⁰ Sinnvoll bleibt sie trotzdem, weil du sonst Zahlungen und Rechnungen kaum zuordnen kannst. Und weist du als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du den ausgewiesenen Betrag grundsätzlich.¹¹ Bei Rechnungen an Privatpersonen wie ein Brautpaar entsteht diese Steuer nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht, wenn du die Leistung tatsächlich erbracht hast. Dass die Rechnung an eine Privatperson ging, musst du glaubhaft darlegen können.¹¹

Das ist keine Rechtsberatung.

Anzahlung und Schlussrechnung

Nimmst du eine Anzahlung, bevor du fotografiert hast, ist auch darüber eine Rechnung mit den Pflichtangaben möglich, und die Regeln für Rechnungen gelten sinngemäß.¹² Aus ihr muss hervorgehen, dass eine Anzahlung abgerechnet wird.⁵ In der späteren Schlussrechnung ziehst du die Anzahlung und die darauf entfallende Umsatzsteuer wieder ab.¹² Wie das als Rechnung aussieht, mit Zahlenbeispiel für beide Fälle, steht im Ratgeber zur Anzahlungsrechnung.

Das ist keine Rechtsberatung.

Wann welche Rechnung rausgeht

Wir würden den Rechnungsplan schon im Vertrag festlegen, dann musst du ihn im August nicht neu erfinden. Für viele Hochzeitsfotografen bietet sich dieser Ablauf an. Mit der Vertragsbestätigung geht die Anzahlungsrechnung raus, mit einem Zahlungsziel von ein bis zwei Wochen. Die Schlussrechnung schickst du entweder einige Wochen vor der Hochzeit, sodass alles bezahlt ist, bevor du fotografierst, oder mit der Lieferung der Galerie. Nachbestellungen wie Album oder Abzüge bekommen eine eigene Rechnung, wenn sie geliefert sind.

Welche Variante du wählst, ist eine Geschäftsentscheidung und keine Rechtsfrage. Das Paar sollte sie aber vorher kennen, und auf jeder Rechnung sollte ein klares Fälligkeitsdatum stehen.

E-Rechnung: betrifft dich das?

Seit 2025 gilt in Deutschland schrittweise die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Sie betrifft Leistungen zwischen inländischen Unternehmen.¹³ Private Endverbraucher sind laut Bundesfinanzministerium nicht betroffen, und ein Hochzeitspaar ist in aller Regel ein privater Endverbraucher.¹⁴ Ausgenommen sind außerdem Rechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern.¹⁴

Fotografierst du auch für Firmen, etwa Mitarbeiterporträts oder eine Firmenfeier, gilt die Pflicht für diese Rechnungen. Für Umsätze bis Ende 2026 darfst du noch auf Papier abrechnen oder, wenn die Firma zustimmt, als PDF, beides aber nur, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt ist. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800 000 Euro gilt das auch für Umsätze im Jahr 2027, mit Übermittlung bis Ende 2027.¹⁵ Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025; dafür reicht laut BMF ein E-Mail-Postfach.¹⁴

Das ist keine Rechtsberatung.

Kleine Rechnungen bis 250 Euro

Für einen Abzug, ein Minishooting oder einen Einzweck-Gutschein ist eine Kleinbetragsrechnung möglich, wenn der Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt.¹⁶ Einen Mehrzweck-Gutschein rechnest du erst bei der Einlösung ab, beim Verkauf gehört auf den Beleg keine Umsatzsteuer.¹⁶ Dann genügen dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung und der Gesamtbetrag mit Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Anschrift des Paares und die Rechnungsnummer kannst du dann weglassen.

Das ist keine Rechtsberatung.

Aufbewahren

Rechnungen, die du schreibst, und Rechnungen, die du bekommst, bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Länger ist es, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft.¹⁷ Lege sie so ab, dass du sie über die Rechnungsnummer und über das Paar findest.

Das ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fehler auf Fotografen-Rechnungen

Die meisten Fehler entstehen, wenn die Rechnung im Herbst zwischen zwei Galerien geschrieben wird. Dann wird die Rechnungsnummer aus der letzten Rechnung kopiert und nicht hochgezählt. Das Leistungsdatum fehlt, weil nur das Ausstellungsdatum oben steht. Auf der Rechnung steht nur ein Name, obwohl beide Partner den Vertrag geschlossen haben. Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung ab, nennt aber nicht, welche Anzahlungsrechnung gemeint ist. Und Kleinunternehmer übernehmen eine Vorlage aus dem Internet, in der noch eine Zeile „zzgl. 19 % MwSt.“ steht.

Ein kurzer Blick auf die Tabelle oben vor jedem Versand fängt fast alle diese Fehler ab. Wer mehr als ein paar Rechnungen im Monat schreibt, sollte sie nicht mehr von Hand nummerieren.