Zahlungs­erinnerung und Mahnung für Hochzeits­dienstleister: Vorlagen für jede Stufe

Die Hochzeit war Ende August und die Galerie ist seit zwei Wochen online. Das Paar hat sich mit einer langen Sprachnachricht bedankt, nur die Restzahlung fehlt noch. Spätestens jetzt suchst du nach einer Zahlungserinnerung als Vorlage, die freundlich klingt und trotzdem keinen Zweifel lässt, dass du das Geld erwartest.

Im Hochzeitsgeschäft ist so eine Nachricht heikler als anderswo. Oft siehst du das Paar noch einmal, bei der Albumübergabe oder auf der Hochzeit von Freunden, und vielleicht empfiehlt es dich weiter. Die Mustertexte weiter unten reichen von der ersten freundlichen Nachricht bis zur letzten Mahnung, und daneben steht, was rechtlich gegenüber Paaren gilt. Alle drei Briefe gibt es als Word-Datei und PDF, frei und ohne Anmeldung.

Wann die Zahlung fällig ist

Ab wann das Paar zahlen muss, sollte im Vertrag stehen. Im Hochzeitsgeschäft sind es meistens zwei Zahlungen. Die Anzahlung kommt kurz nach Vertragsschluss und sichert dem Paar den Termin. Fällig wird die Restzahlung je nach Bereich vor dem Hochzeitstag, bei der Abholung des Kleides oder nach der Hochzeit mit der Schlussrechnung.

In Verzug kommt das Paar durch eine Mahnung nach Fälligkeit.¹ Die Mahnung ist entbehrlich, wenn für die Zahlung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist, etwa „Anzahlung bis 3. November 2026“.¹ Dieses Datum muss allerdings vereinbart sein, in der Regel im Vertrag. Ein Datum, das du nur auf die Rechnung schreibst, legst du einseitig fest, und das ersetzt die Mahnung nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs nicht.² Wenn im Vertrag nur „nach der Hochzeit“ steht, braucht es nach Fälligkeit also eine Mahnung.

Ohne Mahnung gerät ein Paar spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, als Verbraucher aber nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist.¹ Ein Brautpaar, das für die eigene Hochzeit bucht, ist in aller Regel Verbraucher.³ Wir würden deshalb Anzahlung und Restzahlung mit Kalenderdatum in den Vertrag schreiben. Dann ist von Anfang an klar, ab wann eine Erinnerung fällig ist.

Das ist keine Rechtsberatung.

Was in jede Erinnerung gehört

Schreib alles hinein, was das Paar zum Bezahlen braucht, damit niemand erst zurückfragen muss:

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• den offenen Betrag
• das ursprüngliche Fälligkeitsdatum
• eine neue Frist als Datum, also „bis 7. Oktober“ statt „in den nächsten Tagen“
• deine Bankverbindung mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck
• die Rechnung noch einmal als Anhang

Lass dem Paar einen Ausweg, falls sich die Zahlung mit deiner Nachricht gekreuzt hat, und verzichte auf Wörter wie „säumig“. Rechtlich genügt als Mahnung jede eindeutige und bestimmte Aufforderung zu zahlen, ein Hinweis auf die Folgen des Verzugs ist dafür nicht nötig.² Eine freundliche Erinnerung, die nach Fälligkeit kommt und eindeutig ist, kann deshalb schon die Mahnung sein. Die erste Rechnung zählt dagegen üblicherweise nicht als Mahnung, auch wenn ein Zahlungsziel darauf steht.²

Das ist keine Rechtsberatung.

Drei Stufen mit Mustertexten

Die Mustertexte schreibt Mara vom ausgedachten Fotostudio Atelier Lumen an ein ebenso ausgedachtes Paar. Es geht um die Schlussrechnung nach der Hochzeit, Rechnung 2027-041 über 1 785,00 €, fällig am 28. September 2027. Für die Anzahlung tauschst du Nummer, Betrag und Datum.

Im Brautmodengeschäft schreibst du oft nur der Braut, und dann wird aus „ihr“ ein „du“ und aus der Anrede an beide nur „Liebe Lena“. Auch wenn die Eltern mitzahlen, schreibst du der Person, die den Vertrag unterschrieben hat, und sie gibt die Nachricht weiter.

Wie oft du erinnerst, legt das Gesetz nicht fest. Für den Verzug spricht es von einer Mahnung, von dreien steht dort nichts.¹ Was viele Vorlagen „erste Mahnung“ nennen, ist hier die Mahnung mit Frist, und die letzte Mahnung entspricht ihrer zweiten oder dritten.

Eine feste Reihenfolge hilft trotzdem, weil das Paar Zeit bekommt und du nicht jedes Mal neu überlegen musst, was als Nächstes kommt. Ein einfacher Plan ist eine freundliche Erinnerung drei Tage nach Fälligkeit, eine Mahnung mit Frist nach zehn Tagen und die letzte Mahnung nach zwanzig Tagen. Jede Frist in den Mustertexten schließt ein Wochenende ein, damit die Überweisung ankommt, und die nächste Stufe geht erst nach Ablauf der Frist raus.

Das ist keine Rechtsberatung.

Per E-Mail, WhatsApp oder Anruf

Für die erste, freundliche Erinnerung ist WhatsApp oft der natürlichere Weg, wenn ihr dort schon die Hochzeit geplant habt. Die Mahnung mit Frist schickst du besser per E-Mail, mit der Rechnung im Anhang. Ruf vor der letzten Mahnung einmal an, wenn das Paar zweimal nicht reagiert hat, und halte danach in einer kurzen Mail fest, was ihr vereinbart habt.

Auf jedem Weg muss die Erinnerung ankommen, und du solltest das später zeigen können. In dem Fall, den der Bundesgerichtshof 2007 entschieden hat, waren zwei spätere Zahlungsaufforderungen nie zugegangen, und der Verzug trat erst mit einem Anwaltsschreiben ein.² Heb deshalb jede E-Mail auf und lösch den WhatsApp-Chat nicht. Noch besser ist eine Antwort des Paares, denn sie zeigt, dass die Nachricht angekommen ist.

Das ist keine Rechtsberatung.

Wenn das Paar antwortet

Wenn das Paar zurückschreibt, es habe längst überwiesen, schau zuerst auf dein Konto, bevor du nachhakst. Manchmal hat sich die Zahlung mit deiner Nachricht gekreuzt, und ein kurzes „Danke, ist angekommen“ beendet die Sache. Bittet das Paar um Aufschub oder Raten, sag ruhig ja, wenn es für dich passt. Schreib die Absprache aber mit Beträgen und Daten in eine kurze Mail, damit ihr später beide dasselbe vor Augen habt.

Wenn die Anzahlung vor der Hochzeit ausbleibt

Solange die Anzahlung fehlt, hältst du einen Hochzeitstag in der Hochsaison frei, den du vielleicht einem anderen Paar geben könntest. Im Atelier hängt an der Anzahlung oft die Bestellung beim Lieferanten, deshalb bestellst du das Kleid am besten erst, wenn das Geld da ist. Wenn die erste Erinnerung nichts bewirkt hat, setzt du in der zweiten eine klare Frist.

• Betreff „Eure Anzahlung für den 22. August 2027“
• Nachricht „Liebe Lena, lieber Paul, eure Anzahlung über 595,00 € zur Rechnung 2026-087 war am 3. November fällig und ist trotz meiner Erinnerung noch nicht eingegangen. Ich halte euren Hochzeitstag weiter frei und bitte euch, die Anzahlung bis zum 17. November zu überweisen. Falls sich bei euch etwas geändert hat, sagt mir bitte Bescheid. Viele Grüße, Mara“

Du kannst dem Paar eine angemessene Frist setzen, wenn die fällige Anzahlung ausbleibt. Läuft sie ohne Zahlung ab, erlaubt das Gesetz grundsätzlich den Rücktritt vom Vertrag,⁴ und ein Rücktritt schließt Schadensersatz nicht aus.⁵ Wie lang eine angemessene Frist ist, sagt das Gesetz nicht. Was ein Rücktritt im Einzelnen auslöst, solltest du vorher mit einer Anwältin klären.

Das ist keine Rechtsberatung.

Zinsen und Mahngebühren gegenüber Paaren

Verzugszinsen kannst du verlangen, sobald das Paar in Verzug ist. Gegenüber einem Paar als Verbraucher betragen sie fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften ohne Verbraucher, etwa mit einem Hotel, neun Prozentpunkte.⁶ Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und zum 1. Juli,⁷ den aktuellen Wert veröffentlicht die Deutsche Bundesbank.⁸ Die Pauschale von 40 Euro gibt es nur, wenn deine Kundin kein Verbraucher ist, also in aller Regel nicht gegenüber einem Brautpaar.⁶

Die Kosten der ersten Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kannst du in der Regel nicht verlangen. Erst wenn das Paar schon in Verzug ist, können etwa die Kosten eines Anwalts als Verzugsschaden in Betracht kommen.⁹ Eine Mahnpauschale in deinen AGB darf gegenüber Paaren den Schaden nicht übersteigen, der üblicherweise zu erwarten ist, und muss ausdrücklich den Nachweis erlauben, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.¹⁰ Unwirksam sind dort auch Klauseln, die dich davon freistellen, das Paar zu mahnen, und Vertragsstrafen für den Fall des Zahlungsverzugs.¹⁰

Zinsen und Gebühren lässt du in der ersten freundlichen Erinnerung weg, auch weil das Paar deine Bitte sonst als Vorwurf liest. Verzugszinsen und nachgewiesene Mahngebühren behandelt die Finanzverwaltung als Schadensersatz, auf sie fällt keine Umsatzsteuer an.¹¹

Das ist keine Rechtsberatung.

Was nach der letzten Mahnung kommt

Für Geld, das auch nach der letzten Frist nicht kommt, gibt es das gerichtliche Mahnverfahren. Den Mahnbescheid beantragst du online über online-mahnantrag.de, dem Antragsformular der deutschen Mahngerichte. Er muss auf einen bestimmten Betrag in Euro lauten.¹² Widerspricht das Paar, geht die Sache auf Antrag ins streitige Verfahren.¹³ Ausgeschlossen ist ein Mahnbescheid, solange die Zahlung davon abhängt, dass du deine eigene Leistung erst noch erbringst, etwa bei einer Restzahlung, die bei Abholung des Kleides fällig ist.¹²

Für die Verjährung gilt in der Regel eine Frist von drei Jahren, die am Ende des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist.¹⁴ Eine Erinnerung oder Mahnung allein hält die Verjährung in der Regel nicht auf, ein Mahnbescheid hemmt sie.¹⁵ Auch Verhandlungen über die Forderung oder eine Teilzahlung des Paares können sich auswirken.¹⁶

Das ist keine Rechtsberatung.