Vertrag für Hochzeits­fotografen: Was hineingehört – mit Checkliste

Im Januar fragt ein Paar für einen Samstag im Juni an. Ihr telefoniert und versteht euch, und das Paar sagt zu. Drei Wochen vor der Hochzeit kommt die Absage, und plötzlich weiß keiner mehr genau, was vereinbart war. Gilt die Anzahlung? Offen ist auch, wer die schon gebuchte Zweitfotografin bezahlt und wie viele Bilder mit „ungefähr“ gemeint waren.

Ein Vertrag beantwortet diese Fragen, bevor sie jemand stellt. Zum Kopieren gibt es hier keinen Mustervertrag. Du findest eine Checkliste mit dem, was in den Vertrag gehört und was ihr besser vorher im Gespräch klärt, jeweils mit der Grenze, die das Gesetz zieht. Den Text formulierst du selbst oder mit einer Anwältin, die dein Geschäft kennt.

Warum der Vertrag vor der Anzahlung kommt

In der Hochzeitsfotografie verkaufst du einen Tag, den es nur einmal gibt. Die Samstage zwischen Mai und September sind schnell vergeben, und jedes Datum, das du für ein Paar freihältst, sagst du anderen ab. Mit dem Vertrag wird aus dieser Reservierung eine Verpflichtung für beide Seiten, und die Anzahlung sichert sie ab.

Deshalb kommt zuerst der Vertrag mit allen Bedingungen und danach die Anzahlungsrechnung. Wer zuerst Geld nimmt und den Vertrag „nachreicht“, hat im Streitfall eine Zahlung, aber keine Regeln dazu. Wie du Anzahlung und Schlussrechnung sauber aufteilst, steht im Ratgeber zur Anzahlungsrechnung.

Welcher Vertragstyp eine Hochzeitsreportage ist

Einen „Fotografenvertrag“ gibt es im BGB nicht, also kommt es darauf an, was du schuldest. Beim Werkvertrag verpflichtet sich der Unternehmer „zur Herstellung des versprochenen Werkes“¹, also zu einem Ergebnis. Wer bearbeitete Bilder, eine Galerie oder ein Album liefert, schuldet mehr als seine Anwesenheit am Hochzeitstag. Vieles spricht dann für einen Werkvertrag.

Für Absagen hat das eine praktische Folge. Als Besteller darf das Paar beim Werkvertrag jederzeit bis zur Vollendung kündigen. Du behältst dann den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung, musst dir aber anrechnen lassen, was du dir ersparst oder durch einen anderen Auftrag verdienst. Das Gesetz vermutet, dass dir fünf Prozent der Vergütung für den noch nicht erbrachten Teil zustehen.² Wie ihr das konkret regelt, gehört in den Vertrag, mehr dazu im Abschnitt zur Absage weiter unten.

Ob euer Vertrag tatsächlich ein Werkvertrag ist, hängt davon ab, was ihr vereinbart. Ein reiner Stundensatz für „Begleitung“ ohne Bildlieferung kann anders zu bewerten sein.

Das ist keine Rechtsberatung.

Die Checkliste: Das muss drinstehen

Parteien, Datum und Orte

In den Vertrag gehören die vollständigen Namen und Anschriften beider Seiten, beim Paar beide Personen, die ihn schließen. Dazu kommen das Hochzeitsdatum, alle Orte mit Adresse (Getting Ready, Trauung, Feier) und der Zeitrahmen mit Beginn und Ende. Nenn außerdem eine Ansprechperson für den Tag selbst, meistens die Trauzeugin oder die Hochzeitsplanerin, denn das Paar hat am Hochzeitstag anderes zu tun, als dein Telefon zu beantworten.

Leistung und Lieferung

Hier entstehen die meisten Missverständnisse. Halte fest:

• Stundenumfang und was passiert, wenn die Feier länger dauert (Verlängerung nur nach Absprache vor Ort, Preis je angefangener Stunde)
• ob eine Zweitfotografin dabei ist
• eine ungefähre Bildanzahl als Spanne statt einer festen Zahl
• Bearbeitungsstil und dass du die Auswahl triffst
• Lieferweg (Online-Galerie, Download oder Datenträger) und Lieferfrist in Wochen ab Hochzeitstag
• Album, Abzüge oder Vorabauswahl mit eigener Frist
• wie lange du die Daten nach der Lieferung aufbewahrst

Nach der Lieferfrist fragen Paare am häufigsten. Mit einer klaren Angabe wie „spätestens acht Wochen nach dem Hochzeitstag“ ersparst du dir jede einzelne dieser Nachfragen. Die acht Wochen sind frei gewählt. Wir würden die Frist so wählen, dass du sie auch mitten in der Hochsaison noch hältst.

Vergütung, Anzahlung und Fälligkeit

Der Gesamtpreis steht drin, dazu die Höhe der Anzahlung und wann sie fällig ist. Schreib auch hinein, wann der Rest fällig ist, vor oder nach der Hochzeit, und was Reisekosten, Übernachtung und Zusatzstunden kosten. Ob die Preise Umsatzsteuer enthalten oder ob du als Kleinunternehmer keine berechnest, gehört ebenfalls hinein, denn ein Paar ist eine Privatperson und rechnet mit dem Endpreis.

Absage und Verschiebung

Für drei Fälle brauchst du je eine eigene Regel. Im ersten sagt das Paar ab, und viele Fotografen arbeiten dann mit gestaffelten Beträgen je nach Abstand zur Hochzeit. Stehen solche Pauschalen in vorformulierten Bedingungen, gelten enge Grenzen. Die Pauschale darf den gewöhnlich zu erwartenden Schaden nicht übersteigen, und dem Paar muss ausdrücklich der Nachweis offenstehen, dass ein geringerer Schaden entstanden ist.³ Eine unangemessen hohe Vergütung für den Fall der Kündigung ist in AGB ebenfalls unwirksam.⁴

Verschiebt das Paar die Hochzeit, regelt ihr, ob die Anzahlung auf das neue Datum übergeht und was gilt, wenn du an diesem Tag schon gebucht bist.

Und dann gibt es den Fall, dass du selbst ausfällst, etwa durch Krankheit. Paare wollen wissen, ob du eine Vertretung aus deinem Netzwerk stellst und was mit dem Geld passiert, wenn das nicht gelingt.

Das ist keine Rechtsberatung.

Bildrechte und Veröffentlichung

Als Fotograf bist du Urheber, und auch einfache Lichtbilder sind geschützt.⁵ Das Paar erhält die Nutzungsrechte, die du ihm einräumst. Sie können einfach oder ausschließlich sein und lassen sich räumlich, zeitlich und inhaltlich beschränken.⁶ Schreib hinein, wofür das Paar die Bilder nutzen darf (privat, Social Media, Danksagungskarten) und ob deine Namensnennung gewünscht ist. Dein Recht auf Anerkennung als Urheber steht im Gesetz.⁷

In die andere Richtung geht es um dein Portfolio. Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung der Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden.⁸ Für Bilder auf deiner Website oder auf Instagram holst du diese Einwilligung deshalb getrennt und ausdrücklich ein, am besten mit einzelnen Ankreuzfeldern. Auf vielen Bildern sind auch Gäste zu sehen, und für sie gilt die Einwilligung des Paares nicht mit.

Das ist keine Rechtsberatung.

Haftung und Datensicherung

Was passiert, wenn eine Speicherkarte ausfällt? Schreib hinein, wie du sicherst (zwei Kartenslots, Kopie am selben Abend) und wie lange du Daten aufbewahrst. Deine Haftung kannst du in vorformulierten Bedingungen nur eingeschränkt begrenzen, denn für Schäden an Leben, Körper und Gesundheit sowie für grobes Verschulden lässt sie sich nicht ausschließen.⁹

Das ist keine Rechtsberatung.

Das klärt ihr vorher im Gespräch

Manches regelt ihr besser im Vorgespräch als im Vertrag. Am besten schreibst du die Antworten gleich danach als kurze Notiz an die Buchung, solange das Gespräch noch frisch ist. Ins Gespräch gehören:

• der Ablaufplan des Tages und wer ihn pflegt
• ob in Kirche oder Standesamt fotografiert werden darf und ob es Blitzregeln gibt
• Wunschbilder und Familienkonstellationen, die heikel sein könnten
• ob es Verpflegung für dich gibt, wo du parken kannst und ob die Location Drohnen erlaubt

Frag auch, wie das Paar zu Gästen mit eigenen Kameras steht. Ob die Trauung eine „unplugged ceremony“ wird, entscheidet das Paar, in den Vertrag gehört das nicht. Du solltest aber vorher wissen, ob sie gilt.

Wenn der Vertrag per Mail oder online zustande kommt

Viele Verträge entstehen heute ohne persönliches Treffen, mit einem Angebot per Mail und einer Unterschrift online. Ein Fernabsatzvertrag liegt vor, wenn ihr für Verhandlung und Vertragsschluss ausschließlich Fernkommunikationsmittel nutzt.¹⁰ Dann steht dem Paar als Verbrauchern grundsätzlich ein Widerrufsrecht zu,¹¹ und die Frist beträgt 14 Tage.¹² Sie beginnt aber nicht, bevor du ordnungsgemäß belehrt hast. Ohne Belehrung erlischt das Widerrufsrecht erst zwölf Monate und 14 Tage nach Vertragsschluss.¹³ Hattet ihr ein persönliches Vorgespräch im Studio, wurde nicht ausschließlich aus der Ferne verhandelt. Dann kann die Lage anders sein.

Liegt die Hochzeit neun Monate nach dem Vertragsschluss, kann das Paar ohne Belehrung unter Umständen noch kurz vor dem Termin widerrufen. Das Gesetz nimmt bestimmte Dienstleistungen im Zusammenhang mit Freizeitbetätigungen aus, wenn der Vertrag einen spezifischen Termin vorsieht.¹⁴ Ob eine Hochzeitsreportage darunterfällt, ist offen. Wir haben dazu weder eine Gerichtsentscheidung noch eine Aussage einer Verbraucherzentrale oder IHK gefunden. Lass deshalb klären, ob für deine Leistung ein Widerrufsrecht besteht, und schick im Zweifel die Belehrung mit dem Vertrag mit.

Das ist keine Rechtsberatung.

Einzelvertrag oder AGB?

Schickst du jedem Paar denselben Text, sind das rechtlich Allgemeine Geschäftsbedingungen, weil der Text für eine Vielzahl von Verträgen vorformuliert ist und du ihn stellst.¹⁵ Dann gelten die Regeln der §§ 305 ff. BGB, auch wenn das Dokument „Vertrag“ heißt. Was du mit einem Paar wirklich einzeln aushandelst, geht den AGB vor.¹⁶ Welche Klauseln in AGB besonders oft Ärger machen, steht im Ratgeber zu AGB für Fotografen.

Das ist keine Rechtsberatung.