No-Show-Gebühr für Hochzeits­dienstleister: was gilt und wie Erinnerungen helfen

Freitag, zehn Uhr, das Probestyling ist vorbereitet. Die Pinsel liegen bereit, das Licht am Spiegel ist an, und die Braut kommt nicht. Sie ruft nicht an und schreibt nicht, und um halb elf ist klar, dass der Vormittag verloren ist. Ob du dafür eine No-Show-Gebühr verlangen kannst, hängt vor allem davon ab, was du vorher mit ihr vereinbart hast.

Im Brautmoden-Atelier ist es die Anprobe, in der Fotografie das Kennenlern-Shooting oder das Vorgespräch. Unten steht, wann das Gesetz dir für einen verpassten Termin Geld lässt, wo eine Ausfallregel in AGB an Grenzen stößt und wie Terminerinnerungen dafür sorgen, dass es seltener so weit kommt. Die Mustertexte für Mail und WhatsApp und eine Checkliste für deine Ausfallregel gibt es als Word-Datei und PDF.

Wann ein verpasster Termin Geld kostet

Bei einem kostenpflichtigen Termin kommt es darauf an, ob die Kundin in Annahmeverzug geraten ist. Das ist sie, wenn sie die Leistung, die du ihr anbietest, nicht annimmt, und ein Verschulden der Kundin nennt das Gesetz dafür nicht als Voraussetzung.¹ Ist der Termin nach dem Kalender bestimmt, musst du ihr die Leistung nicht einmal eigens anbieten.¹

Bei einem Dienstvertrag behältst du dann die vereinbarte Vergütung und musst den Termin nicht nachholen. Anrechnen lassen musst du dir, was du durch den Ausfall ersparst und was du in der freien Zeit anderweitig verdienst oder böswillig zu verdienen unterlässt.² Ist dein Auftrag ein Werkvertrag, steht dir eine angemessene Entschädigung zu. Sie richtet sich nach der Dauer des Verzugs und der Höhe der vereinbarten Vergütung, abzüglich ersparter Aufwendungen und dessen, was du anderweitig verdienen kannst.³ Ob ein Probestyling oder ein Shooting das eine oder das andere ist, hängt vom Einzelfall ab.

Ob ein vereinbarter Termin nach dem Kalender bestimmt ist, beurteilt der Bundesgerichtshof nach den Umständen. Es zählt etwa, ob die Zeit allein für diese Kundin reserviert ist und ob sie das erkennen konnte. Im entschiedenen Fall sprach dafür auch der Hinweis auf eine Absagefrist im unterschriebenen Formular.⁴ Sag der Braut deshalb schon bei der Buchung, dass du den Termin nur für sie freihältst.

Das ist keine Rechtsberatung.

Will die Braut mit ihrer Absage den ganzen Auftrag beenden und nicht bloß den Termin verlegen, kann das eine Kündigung sein. Nach einer Kündigung kann kein Annahmeverzug mehr eintreten.⁴ Beim Werkvertrag behältst du dann die vereinbarte Vergütung, abzüglich dessen, was du ersparst oder anderweitig verdienst.⁵ Beim Dienstvertrag kann eine Kündigung dazu führen, dass du für die Leistung, die du noch nicht erbracht hast, nichts bekommst.⁶ Was gilt, hängt von deinem Vertrag ab.

Das ist keine Rechtsberatung.

Kostenlose Anprobe, kostenloses Vorgespräch

Manche Termine kosten nichts, etwa die erste Anprobe im Atelier oder das Vorgespräch mit der Fotografin. Hier hilft dir das Gesetz kaum. Es erhält dir die vereinbarte Vergütung,² und bei einem kostenlosen Termin gibt es keine, die dir bleiben könnte. Eine Gebühr fürs Nichterscheinen müsstest du vorher ausdrücklich vereinbaren, und ob eine solche Regel in AGB hält, ist offen.

Eine Pauschale kann nur einen Anspruch beziffern, den es dem Grunde nach gibt. Als Schadensersatz setzt sie eine Pflichtverletzung voraus, die die Kundin zu vertreten hat. Der Bundesgerichtshof hat die Klausel einer Rehaklinik verworfen, die bei vorzeitiger Abreise 80 Prozent des Tagessatzes als Schadensersatz verlangte, obwohl die Klausel den Nachweis eines geringeren Schadens erlaubte, unter anderem weil es danach auf eine Pflichtverletzung nicht ankam.⁷ Formulierst du die Gebühr als Vertragsstrafe für den Fall, dass die Kundin die Leistung nicht abnimmt, ist sie in AGB gegenüber Verbrauchern unwirksam.⁸

Ein Ausweg ist, die Anprobe zu einem kostenpflichtigen Termin zu machen, dessen Preis du beim Kauf des Kleides anrechnest. Dann gibt es eine vereinbarte Vergütung, und für sie gilt der Abschnitt oben. Den Preis nennst du der Braut vor der Buchung.

Das ist keine Rechtsberatung.

Was der Bundesgerichtshof zu einer Ausfallpauschale entschieden hat

Der Fall kam aus einer Praxis für Ergotherapie. Im Anmeldeformular, das eine Mutter für ihre zwei Kinder unterschrieben hatte, stand, Termine seien mindestens 24 Stunden vorher abzusagen, sonst werde eine Ausfallpauschale von 25 Euro fällig. Am Morgen des Tages, an dem nachmittags beide Termine lagen, sagte die Mutter telefonisch ab, weil ein weiteres Kind Fieber hatte und sie keine Betreuung fand. Die Praxis verlangte zweimal 25 Euro, und Amts- und Landgericht gaben ihr recht.⁴

Der Bundesgerichtshof wies die Klage trotzdem ab. Am Tag des Termins trat eine Corona-Verordnung in Kraft, nach der die Praxis die Kinder ohne ärztliches Attest und strenge Schutzmaßnahmen nicht behandeln durfte. Wer selbst nicht leisten kann, bringt die Kundin nicht in Annahmeverzug.⁹ Für die Klausel wie für das Gesetz kam es auf den Annahmeverzug an, und ob die Klausel mit 24-Stunden-Frist und 25 Euro einer Prüfung als AGB standhält, hat der Senat ausdrücklich offengelassen.⁴ Als Beleg, dass 25 Euro oder 24 Stunden in Ordnung sind, taugt das Urteil deshalb nicht.

Das ist keine Rechtsberatung.

Was in AGB oder Vertrag stehen muss

Eine Ausfallregel in deinen AGB gilt nur, wenn du die Kundin beim Vertragsschluss ausdrücklich auf die AGB hinweist und sie zumutbar lesen kann. Einverstanden sein muss sie auch.¹⁰ Zu den AGB zählt ebenso eine Regel, die du in deiner Vertragsvorlage für viele Verträge vorformuliert hast.¹⁰ Sagt die Braut am Telefon zu und schickst du die AGB erst mit der Bestätigung, kommen sie für diesen Vertrag in der Regel zu spät. Bräute und Paare sind in der Regel Verbraucher,¹¹ und dann zieht das Gesetz für AGB enge Grenzen, sogar für eine Klausel, die du nur einmal verwendest.¹² Ist die Gebühr als Pauschale für deinen Schaden formuliert, darf sie den Schaden nicht übersteigen, der nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwarten ist. Außerdem muss die Kundin ausdrücklich nachweisen dürfen, dass dir kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.⁸ Eine Regel kann auch schon daran scheitern, dass sie nicht klar und verständlich ist.¹³

Für die Regel selbst helfen diese Punkte:

• für welche Termine sie gilt, etwa Probestyling, kostenpflichtige Anprobe oder Kennenlern-Shooting
• was gilt, wenn die Kundin den ganzen Auftrag kündigt und nicht bloß einen Termin absagt
• bis wann und auf welchem Weg die Kundin kostenlos absagen oder verschieben kann
• dass die Gebühr an den Annahmeverzug anknüpft und nicht als Strafe formuliert ist
• dass ersparte Kosten und der Verdienst aus einem neu vergebenen Termin abgezogen werden
• dass die Kundin einen geringeren Betrag nachweisen darf
• was gilt, wenn du selbst absagen musst

Bucht die Braut per Mail, Telefon, Nachricht oder über deine Buchungsseite, ohne dass ihr euch vorher seht, kann ein Fernabsatzvertrag vorliegen. Dann musst du sie vor der Buchung unter anderem über deine Zahlungs- und Leistungsbedingungen informieren,¹⁴ und die Ausfallregel gehört am besten gleich dazu. Bei solchen Buchungen kann außerdem ein Widerrufsrecht von 14 Tagen bestehen. Ob ein Probestyling unter die Ausnahme für Freizeitbetätigungen mit festem Termin fällt, ist offen.¹⁵ Besteht das Widerrufsrecht, belehrst du die Braut vor der Buchung darüber. Sonst beginnt die Frist nicht, und das Recht erlischt erst zwölf Monate und 14 Tage nach der Buchung.¹⁶ Widerruft die Braut wirksam, kann die Gebühr entfallen, denn für eine Leistung, die du nicht erbracht hast, schuldet sie keinen Wertersatz.¹⁶ Lass das klären, bevor du online buchen lässt.

Das ist keine Rechtsberatung.

Wie hoch die Gebühr sein darf

Eine feste Zahl nennt das Gesetz nicht, und eine Zahl, die für alle Studios üblich wäre, haben wir nicht gefunden. Rechne deshalb vom einzelnen Termin aus. Ausgangspunkt ist sein Preis, davon geht ab, was du durch den Ausfall sparst, etwa Material oder eine Anfahrt. Gibst du die Zeit an eine andere Braut, zählt auch dieser Verdienst.² Je früher eine Absage kommt, desto eher gelingt das. Ist sie in AGB als Pauschale für deinen Schaden formuliert, richtet sie sich am gewöhnlich zu erwartenden Schaden aus und nicht am schlimmsten Fall.⁸ Wir würden beim ersten verpassten Termin einen neuen anbieten und die Gebühr erst verlangen, wenn es wieder passiert.

Das ist keine Rechtsberatung.

Terminerinnerung: Vorlage für Mail und WhatsApp

Eine Erinnerung kurz vor dem Termin gibt der Braut die Gelegenheit, rechtzeitig abzusagen, und dir die Zeit, den Termin neu zu vergeben. Ein einfacher Plan ist eine Mail eine Woche vorher, mit allem, was sie mitbringen soll, und eine kurze Nachricht am Vortag.

Die Mustertexte schreibt Mara vom ausgedachten Stylingstudio Atelier Lumen an Lena, eine ebenso ausgedachte Braut. Lenas Probestyling ist am Freitag, 14. Mai 2027, um 10 Uhr. Die Mail geht am 7. Mai raus, die WhatsApp-Nachricht am 13. Mai.

Mail eine Woche vorher

Sie nennt Tag und Uhrzeit, sagt, was Lena mitbringen soll, und bittet um eine Absage bis zu einem Datum, an dem du den Termin noch vergeben kannst.

• Betreff „Dein Probestyling am 14. Mai um 10 Uhr“
• Nachricht „Liebe Lena, in einer Woche probieren wir deinen Brautlook, und ich erwarte dich am Freitag, 14. Mai, um 10 Uhr im Atelier. Bring gern ein Foto deines Kleides mit und komm möglichst ungeschminkt. Sollte dir etwas dazwischenkommen, sag mir bitte bis Mittwoch, 12. Mai, Bescheid, dann kann ich den Termin noch einer anderen Braut geben. Ich freue mich auf dich, Mara“

WhatsApp-Nachricht am Vortag

Kurz und freundlich, ohne Gebühr und ohne Fristen. WhatsApp nimmst du, wenn ihr dort ohnehin schreibt.

• Nachricht „Hallo Lena, kurze Erinnerung an dein Probestyling morgen um 10 Uhr bei mir im Atelier. Falls etwas dazwischenkommt, schreib mir bitte heute noch. Bis morgen, Mara“

Schreib in beide Nachrichten nur, was den Termin betrifft. Ein Hinweis auf weitere Angebote oder die Bitte um eine Bewertung machen aus einer Erinnerung Werbung, und für Werbung per Mail gelten strengere Regeln.¹⁷

Das ist keine Rechtsberatung.

Wenn die Braut nicht gekommen ist

Ruf am besten noch am selben Tag an oder schreib eine kurze Nachricht. Vielleicht ist etwas passiert, und ein vorwurfsvoller Ton wäre dann das, woran sie sich bei dir erinnert. Biete einen neuen Termin an. Hast du eine Ausfallgebühr vereinbart und willst du sie verlangen, sag es in derselben Nachricht ruhig und ohne Drohung und schick die Rechnung getrennt. Beim ersten verpassten Termin und immer, wenn du keine Gebühr verlangen willst, lässt du den dritten Satz des Mustertextes weg.

• Betreff „Dein Probestyling heute um 10 Uhr“
• Nachricht „Liebe Lena, heute um 10 Uhr hatte ich dich zum Probestyling erwartet, und ich hoffe, es ist nichts passiert. Melde dich gern, dann suchen wir einen neuen Termin. Wie in unseren Vertragsbedingungen vereinbart, berechne ich für den verpassten Termin die Ausfallgebühr, die Rechnung schicke ich dir separat. Viele Grüße, Mara“

Umsatzsteuer auf die Ausfallgebühr

Ob auf eine Ausfallgebühr Umsatzsteuer fällt, ist nicht eindeutig. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass behandelt Vertragsstrafen und grundsätzlich auch die Stornokosten von Hotels als Schadensersatz, auf den keine Umsatzsteuer anfällt. Ausgleichszahlungen bei vorzeitig beendeten Telekommunikationsverträgen mit Mindestlaufzeit sieht er dagegen als Entgelt, und pauschale Kündigungsentschädigungen wie Bereitstellungsentgelte weder als Entgelt noch als Schadensersatz.¹⁸ Zu einer Gebühr für einen verpassten Termin bei einer Stylistin oder Fotografin sagt er nichts Ausdrückliches. Hat die Braut vorab bezahlt und behältst du das Geld, mindert sich die Umsatzsteuer auf diese Anzahlung nach dem Erlass erst, wenn du es zurückzahlst.¹⁸ Frag deine Steuerberatung, bevor du die erste solche Rechnung schreibst. Bist du Kleinunternehmerin, berechnest du auf die Gebühr ohnehin keine Umsatzsteuer.¹⁹

Das ist keine Rechtsberatung.