E-Rechnung als Kleinunternehmer: was Hochzeits­studios empfangen, ablegen und ausstellen

Die Rechnung vom Stoffgroßhandel kommt neuerdings mit einer Datei, die auf .xml endet, und die Hochzeitsplanerin, die dich für ihre Paare bucht, fragt nach einer E-Rechnung. Wer dann „E-Rechnung Kleinunternehmer“ sucht, liest auf einer Seite „befreit“ und auf der nächsten „Pflicht seit 2025“. Beides kann stimmen, weil das Gesetz das Empfangen anders regelt als das Ausstellen.

Für ein Studio in Brautmode, Brautstyling oder Hochzeitsfotografie ist die Lage meist ruhiger, als die Überschriften klingen, denn die meisten Rechnungen gehen an Paare. Du brauchst trotzdem ein Postfach, in dem E-Rechnungen ankommen, und eine Ablage, in der sie acht Jahre unverändert liegen. Außerdem solltest du wissen, ab wann du selbst welche ausstellen musst. Die Checkliste dazu gibt es als Word-Datei und PDF, frei und ohne Anmeldung.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Seit 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwei Arten von Rechnungen. Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich elektronisch verarbeiten. Papier und andere elektronische Formate heißen „sonstige Rechnung“.¹ Ein einfaches PDF ist deshalb seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung mehr, auch wenn es per Mail kommt.²

In Deutschland sind vor allem zwei Formate üblich, beide nach der europäischen Normenreihe EN 16931 und auf einer XML-Datei aufgebaut. Die XRechnung ist eine reine Datendatei ohne Ansicht zum Lesen. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein PDF und trägt die XML-Datei in sich; ab Version 2.0.1 gilt sie als E-Rechnung, die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen.² Weichen Ansicht und Daten voneinander ab, gelten die Daten. Kostenlose Programme zum Ansehen gibt es laut Bundesfinanzministerium auch von privaten Anbietern, und die Steuerverwaltung bietet auf ELSTER selbst einen Viewer an.²³

Das ist keine Rechtsberatung.

Paare, Firmen, Kolleginnen: wen die Pflicht betrifft

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind.⁴ Private Endverbraucher sind nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums nicht betroffen.² Ein Paar, das seine eigene Hochzeit bucht, tut das in aller Regel privat. Für das Brautkleid, das Styling am Morgen und die Reportage bleibt es deshalb bei der Rechnung auf Papier oder, wenn das Paar einverstanden ist, als PDF.⁵

Anders sieht es aus, sobald ein Unternehmen deine Leistung für seinen Betrieb kauft. Das kann eine Firmenfeier sein, auf der du fotografierst, oder ein Hotel, das Bilder seiner Räume für die eigene Website bestellt. Bucht dich eine Hochzeitsplanerin in eigenem Namen und stellt dem Paar selbst eine Rechnung, ist sie deine Kundin. Dasselbe gilt, wenn du als Zweitfotografin für eine Kollegin arbeitest, auch wenn sie selbst Kleinunternehmerin ist, oder als Stylistin für das Shooting eines Brautmodenlabels. Ob du dann eine E-Rechnung schreiben musst, hängt davon ab, ob du Kleinunternehmer bist, und von den Übergangsfristen weiter unten.

Das ist keine Rechtsberatung.

Empfangen musst du seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.²⁵ Dafür reicht laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach, und es muss kein eigenes nur für E-Rechnungen sein.²⁵ Dein Lieferant braucht keine Zustimmung, wenn er dir als Unternehmen eine E-Rechnung schickt. Kannst du sie technisch nicht empfangen oder lehnst du sie ab, hast du keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Rechnung auf Papier oder als PDF zu bekommen.⁵

Betroffen sind die Rechnungen, die du selbst bekommst, im Brautmodengeschäft etwa für die Kollektionen vom Hersteller, im Styling für die Ware vom Großhandel und in der Fotografie für die Software im Abo. Ob sie schon als E-Rechnung kommen, entscheidet während der Übergangsfristen dein Lieferant.² Lieferanten mit Sitz im Ausland, etwa manche Hersteller oder Softwareanbieter, müssen dir gar keine E-Rechnung schicken.⁵ Wir würden für Rechnungen die Adresse nehmen, die du ohnehin jeden Tag liest, und sie den Lieferanten einmal schriftlich nennen. Kommt eine XML-Datei ohne lesbare Ansicht, öffnest du sie im Viewer.

Das ist keine Rechtsberatung.

Aufbewahren: die Datei, nicht der Ausdruck

Rechnungen, die du bekommst, und die Doppel deiner eigenen bewahrst du acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.⁶ Länger ist es, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft.⁶ Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben, also die XML-Datei. Am einfachsten legst du die Datei so ab, wie sie angekommen ist, bei ZUGFeRD also das PDF mit der eingebetteten Datei.⁵⁷ Wer nur einen Ausdruck abheftet und die Mail löscht, verliert diesen Teil. Das lesbare PDF einer ZUGFeRD-Rechnung musst du nur zusätzlich aufheben, wenn darin steuerlich wichtige Angaben stehen, die in den Daten fehlen, etwa ein Buchungsvermerk.⁷

Laut Bundesfinanzministerium ist es umsatzsteuerlich regelmäßig kein Verstoß, E-Rechnungen allein deshalb außerhalb eines GoBD-konformen Systems zu speichern.² Für die Aufbewahrung nach der Abgabenordnung verweist es auf die GoBD, die Grundsätze für elektronische Bücher und Unterlagen, und die verlangen, eingehende Rechnungen grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie angekommen sind.⁷ Wie du das in deiner Buchführung umsetzt, etwa mit einem Ordner je Jahr und einer Sicherung, besprichst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Das ist keine Rechtsberatung.

Ausstellen als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer darfst du deine Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, auch an Firmen.⁸ Kleinunternehmer bist du, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100 000 Euro nicht überschreitet.⁹ Wie sich die Grenzen berechnen und was passiert, wenn ein starker Herbst dich darüber trägt, steht im Ratgeber zur Kleinunternehmergrenze. Eine Frist, nach der die Ausnahme für Kleinunternehmer endet, nennt die Vorschrift nicht.⁸ Das Bundesfinanzministerium kündigt aber an, die geltenden Regeln mit dem geplanten Meldesystem zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.²

Auf Papier geht es immer. Ein PDF per Mail braucht die Zustimmung des Empfängers, bei einer Firma genauso wie bei einem Paar. Diese Zustimmung bedarf keiner Form und kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn deine PDF-Rechnungen ohne Widerspruch angenommen werden.⁵ Am einfachsten steht im Vertrag oder in den AGB, dass Rechnungen als PDF per E-Mail kommen.⁵ Schickst du einem anderen Unternehmen im Inland freiwillig eine E-Rechnung, brauchst du keine Zustimmung.⁵ Auch dann gehört der Hinweis darauf hinein, dass für deine Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.⁸

Überschreitest du die Grenze oder verzichtest du auf die Kleinunternehmerregelung und rechnest danach mit Umsatzsteuer ab, gilt die Pflicht zur E-Rechnung für Rechnungen an Unternehmen ab diesem Zeitpunkt auch für dich, mit den Übergangsfristen aus dem nächsten Abschnitt.²

Das ist keine Rechtsberatung.

Mit Umsatzsteuer: die Fristen bis 2028

Rechnest du mit Umsatzsteuer ab, gelten für Rechnungen an Unternehmen im Inland Übergangsfristen, die das Gesetz an das Jahr knüpft, in dem du die Leistung erbracht hast.¹⁰

Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800 000 Euro, brauchen Firmenrechnungen schon für Leistungen ab 2027 die E-Rechnung.¹⁰ Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, darfst du immer als sonstige Rechnung schicken.¹¹ Nach dem Wortlaut gilt die Erleichterung für eine Leistung aus 2026 nur, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird, und die Regel für 2027 erfasst nur Leistungen aus 2027.¹⁰ Fotografierst du im Dezember 2026 eine Firmenfeier, schreib die Rechnung deshalb noch im Dezember, oder kläre mit deiner Steuerberatung, was für eine spätere gilt.

Firmenfeiern und Kooperationen werden oft lange vorher gebucht. Anzahlungsrechnungen, die du schreibst, bevor die Pflicht für dich gilt, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn du die Leistung erst danach erbringst.¹² Für deine Firmenkundinnen hängt an der Form auch der Vorsteuerabzug, und laut Bundesfinanzministerium gilt eine sonstige Rechnung dafür weiterhin als ordnungsgemäß, solange sie ausgestellt werden darf.²

Mit einer Word-Vorlage entsteht keine E-Rechnung; dafür brauchst du ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD schreibt. Ein amtliches Programm zum Erstellen haben wir nicht gefunden, und das Bundesfinanzministerium empfiehlt keine bestimmte Anwendung zum Prüfen.²

Das ist keine Rechtsberatung.