Auftrags­bestätigung für Hochzeits­dienstleister: Vorlage und Ablauf

Eine Braut schreibt dir im Februar. Sie möchte im April einen Probetermin und im August ihr Styling am Hochzeitstag. Ihre Mutter und zwei Trauzeuginnen sollen auch gestylt werden. Du nennst am Telefon einen Preis, und sie sagt „perfekt, machen wir so“. Am nächsten Tag schreibt sie noch eine zweite Stylistin an. Im Juli fragt sie dann, ob die Trauzeuginnen „eigentlich mit drin“ waren, und keiner von euch weiß mehr genau, was am Telefon gesagt wurde.

Eine Auftragsbestätigung ist die kürzeste Antwort auf dieses Problem. Sie hält auf einer Seite fest, was ihr vereinbart habt, bevor jemand anfangen muss, sich zu erinnern. Was hineingehört und wann sie den Vertrag schließt, steht weiter unten, ebenso, wann du besser gleich einen ausführlichen Vertrag schickst. Die Vorlage dazu ist frei, ohne Anmeldung.

Was eine Auftragsbestätigung ist – und was nicht

Ein Vertrag entsteht aus einem Angebot und dessen Annahme, also aus zwei übereinstimmenden Erklärungen. Wer ein Angebot macht, ist daran gebunden, solange er die Bindung nicht ausgeschlossen hat.¹ Ein Angebot unter Anwesenden kann nur sofort angenommen werden, und das gilt auch am Telefon. Unter Abwesenden lässt sich ein Angebot nur bis zu dem Zeitpunkt annehmen, zu dem man regelmäßig mit einer Antwort rechnen darf.²

Die Auftragsbestätigung kann in diesem Ablauf zwei Rollen haben. Bestätigst du eine Anfrage genau so, wie sie kam, ist sie die Annahme, und der Vertrag steht. Änderst du dabei etwas, gilt sie als Ablehnung verbunden mit einem neuen Angebot.³ Das kann ein anderer Preis sein oder ein Termin weniger, auch eine Anzahlung, die vorher nicht besprochen war. Dann ist der Vertrag erst geschlossen, wenn die Braut zustimmt. Deshalb gehört ans Ende ein Satz wie „Bitte bestätige mir kurz, dass das so passt.“

Von der Rechnung unterscheidet sich die Auftragsbestätigung im Zeitpunkt und im Zweck. Die Rechnung kommt nach oder während der Leistung und muss die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten.⁴ Eine Auftragsbestätigung kommt davor und regelt, was überhaupt geschuldet ist.

Das ist keine Rechtsberatung.

Wann sie reicht und wann ein Vertrag besser ist

Für einen Probetermin zum Make-up reicht eine Auftragsbestätigung, die Leistung, Termin, Preis und die wichtigsten Bedingungen nennt. Bei einem Paarshooting in der Stadt oder einer Änderung am Brautkleid ist es genauso, vier Seiten Vertrag wären da zu viel.

Beim Hochzeitstag selbst ist es anders. Du hältst ein Datum frei, das du in der Saison kein zweites Mal verkaufen kannst, und nimmst eine Anzahlung. Dazu kommen Fragen zu Absage, Verschiebung und Anfahrt, in der Fotografie auch zu Bildrechten. Dafür braucht es einen ausführlichen Vertrag. Die Auftragsbestätigung kann dann kurz zusammenfassen, was gebucht ist, und auf den Vertrag und deine AGB verweisen. Wie die AGB wirksam einbezogen werden, steht im Ratgeber zu AGB für Fotografen, und die Regeln gelten für Stylistinnen und Brautmodengeschäfte genauso.

Die Checkliste: Das gehört hinein

Kopf und Parteien

In den Kopf gehören dein Name oder Studioname mit Anschrift und Kontakt sowie Name und Anschrift der Kundin. Dazu kommen das Datum der Bestätigung und eine eigene Auftragsnummer. Die Nummer muss nicht dem Rechnungsnummernkreis folgen, aber sie hilft, Rechnung und Bestätigung später einander zuzuordnen.

Leistungen als Tabelle

Jede Leistung bekommt eine Zeile mit Bezeichnung, Termin, Ort, Dauer oder Umfang und Preis. Bei der Braut aus dem Beispiel oben stehen dort der Probetermin, das Brautstyling am Hochzeitstag, das Styling der Mutter und zweimal das Styling einer Trauzeugin. Was nicht in der Tabelle steht, ist nicht gebucht, und das sieht die Kundin genauso schwarz auf weiß wie du.

Schreib Leistungen so, dass eine dritte Person sie versteht. Unter „Komplettpaket“ kann sich die Braut im Juli nichts mehr vorstellen, unter „Hair & Make-up Braut inklusive Probetermin, Anfahrt bis 30 km“ schon. Die 30 km sind ein Beispielwert.

Preise, Anzahlung und Fälligkeit

Neben dem Gesamtpreis steht die Höhe der Anzahlung mit dem Tag, bis zu dem sie gezahlt sein muss, und wann der Rest fällig ist. Ein Satz sagt, ob der Endpreis die Umsatzsteuer enthält oder ob du als Kleinunternehmer keine ausweist. Für die Anzahlung selbst schreibst du anschließend eine Anzahlungsrechnung.

Bedingungen in einem Satz oder als Verweis

Was passiert bei Absage oder Verschiebung, und welche Anfahrts- oder Wartezeiten gelten? Hast du AGB, verweise ausdrücklich auf sie und häng sie an. Ohne AGB schreibst du die zwei, drei wichtigsten Regeln direkt hinein.

Bestätigung der Kundin

Zum Schluss kommt ein Feld für die Unterschrift oder die Bitte, per Mail zu bestätigen. Was davon reicht, steht weiter unten im Abschnitt „Mit Unterschrift oder ohne?“.

Ein Beispiel: Atelier Lumen bestätigt ein Brautstyling

Atelier Lumen ist ein ausgedachtes Studio für Brautstyling. Die Auftragsbestätigung für die Braut aus der Einleitung hätte diese Leistungstabelle:

Unter der Tabelle steht die Anzahlung von 250 Euro, zahlbar bis 14 Tage nach Bestätigung, und dass der Rest nach dem Hochzeitstag fällig ist. Es folgen ein Satz zur Umsatzsteuer und der Verweis auf die AGB. Alle Angaben im Beispiel sind ausgedacht. Jede Zeile beantwortet eine Frage, die sonst im Juli per Nachricht käme.

Word, PDF oder Mail?

Als Word-Datei bearbeitest du die Vorlage, als PDF verschickst du sie, weil ein PDF auf jedem Gerät gleich aussieht und beim Weiterleiten nicht versehentlich geändert wird. Für kleine Aufträge reicht eine Mail mit derselben Gliederung, also Leistungen, Termine, Preis, Bedingungen und die Bitte um Bestätigung. Auf das Format kommt es weniger an als darauf, dass die Kundin genau diesen Stand bestätigt und du ihn wiederfindest.

Mit Unterschrift oder ohne?

Eine bestimmte Form ist nur dort Pflicht, wo das Gesetz sie vorschreibt; ohne sie ist ein Rechtsgeschäft dann nichtig.⁵ Die Vorschriften zum Dienst- und zum Werkvertrag nennen keine bestimmte Form,⁶ also kann ein Styling- oder Fotoauftrag auch per Mail oder mündlich zustande kommen. Eine Unterschrift dient hier vor allem als Beweismittel.

Das BGB unterscheidet zwei Formen, die hier oft verwechselt werden. Schriftform heißt eigenhändige Unterschrift auf der Urkunde.⁷ Textform heißt lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, bei der die erklärende Person genannt ist, und eine Mail erfüllt das.⁸ Antwortet die Braut auf deine Bestätigung mit „Ja, passt so“, hast du also schon einen brauchbaren Beleg. Eine Unterschrift auf dem PDF, auch online, ist ein noch besserer.

Das ist keine Rechtsberatung.

Der Ablauf, der in der Saison funktioniert

So sieht er beim Brautstyling aus. In der Fotografie und in der Brautmode läuft er sinngemäß genauso.

1. Die Anfrage kommt per Mail, Telefon oder Instagram. Du hältst sie sofort als Buchung mit Wunschdatum fest.
2. Ist das Datum frei, schickst du die Auftragsbestätigung mit der Leistungstabelle und deinen Bedingungen.
3. Die Kundin bestätigt oder unterschreibt. Erst jetzt ist das Datum verbindlich vergeben.
4. Die Anzahlungsrechnung geht raus, mit Zahlungsfrist.
5. Beim Probetermin notierst du an der Kundin, welche Looks ihr ausprobiert habt und welche Unverträglichkeiten sie hat.
6. Vor dem Hochzeitstag gehen Erinnerungen an die Kundin und an dein Team.
7. Nach dem Hochzeitstag folgt die Schlussrechnung mit Abzug der Anzahlung.

Heikel ist Schritt 3. Zwischen „klingt gut“ und „bestätigt“ hängt ein Datum in der Luft, das du freihältst, obwohl die Kundin noch nichts zugesagt hat. Wir würden nach drei Tagen freundlich nachfragen. Das kostet dich eine Minute und klärt, ob das Datum noch gilt.

Häufige Fehler

Oft verspricht die Auftragsbestätigung etwas, das im Gespräch nicht gesagt wurde, und die Kundin bestätigt sie nicht ausdrücklich. Dann ist unklar, welche Fassung gilt. In der Leistungstabelle steht „Begleitpersonen nach Absprache“ statt Namen und Zahl, oder die Anzahlung ist genannt, aber ohne Datum, bis wann sie gezahlt sein muss. Manchmal geht die Bestätigung auch erst nach der Anzahlung raus statt davor. Jeder dieser Fehler ist mit einer Zeile behoben.