Angebot schreiben für Hochzeits­dienstleister: Vorlage, Pakete, Gültigkeit

Das Vorgespräch lief gut. Eine Stunde lang hat sich das Paar bei dir im Studio Bilder aus zwei Reportagen angesehen, und beim Abschied hieß es „Schick uns doch einfach ein Angebot“. Am Abend sitzt du vor einem leeren Dokument und suchst eine Vorlage. Schon beim Schreiben der ersten Zeile merkst du, wie viel noch offen ist. Soll das Album gleich mit hinein oder als Option? Bis wann hältst du den 22. August frei?

Ein gutes Angebot nennt ein Paket mit klarem Umfang und einen Gesamtpreis. Wenn dazu noch die Anzahlung und das Datum stehen, bis zu dem es gilt, muss das Paar kaum nachfragen. Für Brautstyling mit Probetermin und für Änderungen am Brautkleid gilt dasselbe. Wie das rechtlich zusammenhängt, wann ein Kostenvoranschlag passt und was danach kommt, steht weiter unten. Die Vorlage gibt es frei als Word-Datei und PDF, ohne Anmeldung.

Was ein Angebot rechtlich ist

Im Gesetz heißt das Angebot Antrag. Wer einem anderen einen Vertrag anträgt, ist daran gebunden, es sei denn, er hat die Bindung ausgeschlossen.¹ Schickst du dem Paar dein Angebot, kann es also zusagen, und der Vertrag steht, ohne dass du noch einmal etwas erklären musst.

Wie lange das gilt, bestimmst am besten du. Setzt du eine Frist, kann das Paar nur innerhalb dieser Frist annehmen.² Ohne Frist kann ein Angebot an Abwesende, also auch per Mail, nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, zu dem du die Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darfst.³ Wann das ist, lässt sich im Streit schwer sagen, und so lange hältst du den Termin frei.

Kommt die Zusage zu spät, gilt sie als neues Angebot, über das du entscheidest.⁴ Ist der Termin inzwischen vergeben, sagst du freundlich ab. Schreibt das Paar „gern, aber zwölf statt zehn Stunden zum selben Preis“, ist das eine Ablehnung verbunden mit einem neuen Angebot.⁴ Dann ist der Vertrag erst geschlossen, wenn du zustimmst, am besten mit einer kurzen Bestätigung der geänderten Fassung.

Das ist keine Rechtsberatung.

Angebot oder Kostenvoranschlag?

Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung. Das Gesetz regelt ihn im Werkvertragsrecht, und im Zweifel bekommst du für das Schätzen selbst kein Geld.⁵ Wird absehbar, dass die Arbeit den Anschlag wesentlich überschreitet, musst du das dem Paar unverzüglich anzeigen, auch wenn das Gesetz keine Grenze nennt, ab wann eine Überschreitung wesentlich ist.⁶ Kündigt es dann aus diesem Grund, bekommst du nur den Teil der Vergütung, der deiner bisherigen Arbeit entspricht, und Ersatz deiner Auslagen, soweit sie nicht in der Vergütung enthalten sind.⁶

Für die meisten Hochzeitsleistungen kannst du einen festen Preis nennen, weil du Stunden und Lieferumfang vorher kennst. Ein Kostenvoranschlag passt eher dort, wo sich der Aufwand erst zeigt, etwa bei Änderungen am Brautkleid, bei denen man manchmal erst in der ersten Anprobe sieht, wie viel genäht werden muss. Dann ist eine ehrliche Schätzung mit dem Satz „Den genauen Preis nenne ich dir nach der ersten Anprobe“ besser als ein Festpreis, den du später nicht halten kannst.

Das ist keine Rechtsberatung.

Pakete statt Einzelposten

Paare vergleichen Angebote. Eine Liste aus zwölf Einzelpositionen macht das schwer. Ein Paket fasst zusammen, was zusammengehört, und nennt den Umfang in Worten, die auch die Trauzeugin versteht. Bei einer Reportage gehören die Stunden hinein und wie die Bilder zum Paar kommen. Beim Brautstyling sind es Probetermin und Hochzeitstag mit der Zahl der Begleitpersonen, bei Änderungen am Brautkleid die Anproben und was am Kleid gemacht wird.

Was nicht jedes Paar braucht, kommt als Option dahinter, etwa ein Album, eine zweite Fotografin oder das Styling der Brautmutter. Ein Paar, das privat heiratet, ist in aller Regel Verbraucher.⁷ Wer Verbrauchern Leistungen anbietet, muss den Gesamtpreis angeben,⁸ und der Gesamtpreis enthält die Umsatzsteuer.⁹ Teilst du den Preis in Paket und Optionen auf, hebst du den Gesamtpreis hervor.⁸ Netto-Preise mit dem Zusatz „zzgl. USt“ passen deshalb zu Angeboten an Firmen.

Das ist keine Rechtsberatung.

Die Checkliste: Das gehört ins Angebot

Bevor ein Paar zusagt, musst du ihm bestimmte Angaben machen, etwa wer du bist mit Anschrift und Telefon, was du leistest, den Gesamtpreis, die Zahlungsbedingungen und den Termin.¹⁰ Weil das Paar auf dein Angebot hin zusagt, stehen sie am besten im Angebot. Einige weitere Angaben, etwa deine E-Mail-Adresse oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls du eine hast, dürfen auch auf deiner Website stehen.¹⁰ Die übrigen Punkte unten sind Empfehlungen, und jeder beantwortet eine Frage, die das Paar sonst per Nachricht stellen würde.

Das ist keine Rechtsberatung.

Kopf und Anrede

Oben stehen dein Name oder Studioname mit Anschrift und Kontakt und darunter beide Namen des Paares. Datum und Angebotsnummer kommen in den Infoblock rechts. Ein Satz zum Vorgespräch darf persönlich sein, zum Beispiel „Danke für den schönen Nachmittag im Studio, hier ist mein Vorschlag für euren Tag.“

Leistung, Termin und Ort

Jedes Paket bekommt eine eigene Zeile mit Termin und Preis. Wichtiger als beides ist der Umfang, und den schreibst du so, dass er sich auch ohne dich verstehen lässt. „Reportage Ganztag“ erklärt wenig, „10 Stunden, vom Getting Ready bis zum Eröffnungstanz, Online-Galerie“ beantwortet die Frage, die im Juli sonst kommt.

Preis, Anzahlung und Fälligkeit

Das Gesetz lässt die Vergütung beim Dienstvertrag nach der Leistung fällig werden,¹¹ beim Werkvertrag bei der Abnahme.¹² Eine Anzahlung, bevor du etwas geleistet hast, gibt es deshalb nur, wenn ihr sie vereinbart. Nenn sie schon im Angebot mit Betrag und Frist, dann sagt das Paar zu Preis und Anzahlung gleichzeitig ja. Darunter steht, wann der Rest fällig ist.

Das ist keine Rechtsberatung.

Gültigkeit

Ein Datum („gültig bis 20.10.2026“) ist klarer als „vier Wochen“. Wir würden die Frist nicht länger setzen, als du den Termin in der Saison mit ruhigem Gewissen freihältst.

Steuer und Kleinunternehmer

Mit Umsatzsteuer schreibst du „Alle Preise sind Endpreise inkl. 19 % USt.“ Kommt der Vertrag nur aus der Ferne zustande, ist dieser Hinweis Pflicht.¹³ Als Kleinunternehmer ist dagegen auf der Rechnung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung Pflicht.¹⁴ Für das Angebot haben wir keine solche Vorschrift gefunden. Derselbe Hinweis hilft dort trotzdem, weil das Paar sieht, dass nichts dazukommt: „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG).“ Wann du Kleinunternehmer bist, steht im Ratgeber zur Rechnung für Fotografen.

Das ist keine Rechtsberatung.

Nächster Schritt

Zum Schluss sagst du, was nach der Zusage passiert. Ein Beispiel ist „Mit eurer Zusage bis zum 20.10. gelten dieses Angebot und die beigefügten Vertragsbedingungen. Danach schicke ich euch die Anzahlungsrechnung.“ Deine AGB oder deinen Vertragsentwurf hängst du schon ans Angebot und verweist ausdrücklich darauf, warum, steht im Abschnitt „Vom Angebot zum Vertrag“.

Ein Beispiel: Atelier Lumen bietet eine Reportage an

Atelier Lumen ist ein ausgedachtes Fotostudio. Nach dem Vorgespräch mit Lena Muster und Paul Beispiel schickt es am 06.10.2026 dieses Angebot:

Alle Preise enthalten 19 Prozent Umsatzsteuer. Darunter steht die Anzahlung von 595 Euro, mit und ohne Album. Sie ist 14 Tage nach der Zusage fällig, der Rest mit der Schlussrechnung nach dem Hochzeitstag. Gültig ist das Angebot bis zum 20.10.2026. Alle Angaben sind ausgedacht und passen zu den Zahlen im Ratgeber zur Anzahlungsrechnung.

Word, PDF oder Mail?

Ausgefüllt wird die Word-Datei. Verschickt wird das PDF. Es sieht auf jedem Handy gleich aus, und beim Weiterleiten an die Eltern verrutscht nichts. Ein kurzes Angebot für ein Paarshooting kann auch direkt in der Mail stehen, solange Leistung, Preis, Anzahlung und Gültigkeit darin vorkommen. Heb jede verschickte Fassung mit Datum auf, damit du später weißt, welcher Stand galt.

Vom Angebot zum Vertrag

Nimmt das Paar unverändert an, ist der Vertrag geschlossen, und zwar mit dem, was im Angebot steht oder ihm beiliegt.¹ Für den Hochzeitstag reicht ein Angebot ohne weitere Regeln aber selten, weil Absage, Verschiebung und bei Fotos die Bildrechte geregelt sein sollten. Regeln, die erst in einem später geschickten Vertrag auftauchen, gelten nur, wenn das Paar ihnen noch zustimmt.¹⁵ AGB werden ohnehin nur Teil des Vertrags, wenn du bei Vertragsschluss ausdrücklich auf sie hinweist und das Paar sie lesen kann.¹⁶ Häng deine AGB oder den Vertragsentwurf deshalb schon ans Angebot, dann folgt auf die Zusage nur noch die Anzahlungsrechnung. Wann eine Auftragsbestätigung reicht und wann ein Vertrag besser ist, steht im Ratgeber zur Auftragsbestätigung.

Das ist keine Rechtsberatung.

Läuft alles ohne Treffen über Mail und Telefon, kann ein Fernabsatzvertrag entstehen.¹⁷ Dem Paar steht dann grundsätzlich ein Widerrufsrecht zu.¹⁸ Nach einem Vorgespräch in deinem Studio wurde nicht ausschließlich aus der Ferne verhandelt, und die Lage kann anders sein. Sagt das Paar dagegen bei sich zu Hause, in der Location oder im Café zu, kann ein Vertrag außerhalb von Geschäftsräumen vorliegen, für den dasselbe Widerrufsrecht gilt.¹⁸¹⁹ Ob eine Hochzeitsreportage oder ein Brautstyling unter die Ausnahme für Freizeitbetätigungen mit festem Termin fällt, ist offen.²⁰ Besteht ein Widerrufsrecht, musst du vor der Zusage darüber belehren, also schon mit dem Angebot, sonst beginnt die Widerrufsfrist erst später.²¹ Was das für Belehrung und Fristen heißt, steht im Ratgeber zum Vertrag für Hochzeitsfotografen.

Das ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fehler

Fehlt das Datum, bis zu dem das Angebot gilt, hängt ein Termin in der Hochsaison wochenlang in der Schwebe. Steht die Anzahlung erst in der Rechnung, ist das Paar überrascht und fragt, warum es schon jetzt zahlen soll. Netto-Preise in einem Angebot an ein Paar, das privat heiratet, sind ein Fehler (siehe „Pakete statt Einzelposten“), ebenso eine übernommene Vorlage mit „zzgl. 19 % MwSt.“, wenn du Kleinunternehmer bist. Und ein „Komplettpaket“ ohne Umfang führt im Juli zu Fragen, die eine Zeile im Angebot erspart hätte.

Das ist keine Rechtsberatung.